郑农办〔2008〕105号

 

 

为加强我局各项会务工作的管理，规范工作程序，避免会务工作出现失误和疏漏，保证有秩序的开好各种会议，根据我局的实际情况，特制定如下规定：

全局性会议、局主要领导安排的会议以及上级部门指定由我局承办的会议，一律由局办公室承担；各业务口的专业会议，原则上由各业务单位自行安排，但需局财务承担费用的会议，由局办公室统一安排。

参加会务安排工作的人员分为材料、会务、后勤三个组。

材料组人员由与承办会议内容有关的业务处室或综合处室（可抽调相关人员）组成。负责会议议程、会议材料、领导讲话、参观路线、会议通知、会议指南（须知）的起草、印刷、装订、装袋、签到、分发、参观车辆的引导、解说；向会务组提供准确的（需领导签字审定）会议议程、会标、出席会议的领导（主席台）、参会人员（单位）名单、所需车辆情况、参会就餐及住宿总人数（预计）、会议预算。

会务组由局办公室人员及有关人员组成。负责根据材料组的要求联系安排会场、制作会标、安排会场座次（座位图）、布置会场，安排食宿、提供车辆、印刷材料、档案袋等物品保障。

后勤组由局计财处人员组成。负责会议所需材料购买（需政府采购的），经费预算的审批核算、结算等事宜。

1.拟订方案。根据会议的性质规模拟定方案。承接市级以上部门交办的会议，由材料组提出会议方案书面申请（包括会议名称、内容、时间、地点、日程、会议的议程、参会的范围和人数、活动安排、会议经费预算等），经主管领导审批后，交会务组（局办公室）。会务组联系会场、车辆、就餐、住宿等，最后由材料组形成详细报告，交局长办公会研究同意（或主要领导同意）后执行。

我局会议应由材料组提前拟定会议方案，经主管领导同意，报办公室审核后，提交局长办公会议研究通过，按方案执行。

2.会议通知。会议通知由材料组起草，经有关领导审定后，由办公室进行下发或电话通知（传真）。

3.宣传报道。宣传报道工作由材料组根据会议性质规模情况，委托局农业宣传办公室通知相关新闻媒体和局信息中心。

4.材料准备。材料组根据会议需要准备会议有关材料，包括会议议程、会议指南（须知）、领导讲话、会议有关文件材料、座位图等，并根据参会人数印制分装。

5.会场布置。会务组根据会议材料组提供的座次图及人员名单（以材料组负责人签名核定为准），安排座位，摆放台卡。与会人员座位安排按照有关文件规定的顺序，按居中、先左后右进行排序。台卡一般使用红色打印纸双面打印，以台卡内容居于卡面正中为美观。会标横幅一般为红底白字，以挂主席台后上方正中为美观。调试好会场的话筒、音响、录音、投影等设备，有颁关奖仪或发牌仪式的，提前进行预演。

6.就餐安排。会务组根据材料组提供的就餐领导名单及就餐人数安排就餐，并根据需要打印台卡（座签）。安排自助餐时，餐券由材料组在会前签到分发材料时一并发放。

7.住宿及车辆安排。会议需要安排住宿时，会务组根据材料组提供的人数、名单进行安排。会务期间车辆由会务组根据情况统一安排。

1.会议报到（签到）、文件材料、证件的发放工作，由会议材料组负责。

2.做好会议记录，必要时进行录音。材料组安排专人进行录音，会后根据要求整理出领导讲话。

 3.落实服务人员，做好茶水供应工作。会务组根据会议具体要求和参会人数，确定供应饮料或热茶。在人数较多的情况下，一般供应饮料（瓶装水），并事先放置在每个座位上。

1.清理会场。会务组负责清理会场，主要包括撤下会标横幅、收走台卡等用品。

    2.会后材料整理。材料组根据要求整理领导讲话、编发信息等。

 

 

 

 

              二〇〇八年十月十日